6 Signos de que tu Empresa Necesita un ERP

SABER DETECTAR ese momento y buscar una herramienta ERP que ayude a trabajar de una manera más ordenada, será clave para mantener la competitividad de la empresa. Hoy, un ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales es tan importante para las pymes como para las grandes compañías. Afortunadamente, en los últimos 10 años el mercado ha flexibilizado tanto estos softwares de gestión que es posible adaptarlos a cualquier necesidad y bolsillo. Si tu negocio está inmerso en alguna de las circunstancias que enumeramos a continuación, es probable que ya sea hora de adquirir un sistema ERP.

1. El esfuerzo que realiza el equipo no está acorde con los resultados.

Si ves que tu equipo trabaja sin parar, no alcanzándole las horas de la jornada laboral, y los resultados obtenidos están por debajo de las expectativas, es probable que necesites un ERP que optimice los procesos en tu empresa.

2. El entorno está cambiando (o está a punto de hacerlo).

Cuando el contexto en el que se creó la empresa comienza a cambiar, hay dos cosas que podemos hacer según los expertos: invertir en Marketing y optimizar los procesos. En tiempos de crisis, es necesario sanear la empresa y potenciar las ventas, optimizando y conteniendo los costos de la estructura. Una herramienta ERP facilita esa labor.

3. Cuando en la empresa el crecimiento desorganizado alcanza su techo.
En sus primeros tiempos, las empresas crecen desorganizadamente y pueden sostener este ritmo durante cierto período. Pero llega un punto en que necesitan optimizarse, o de lo contrario, corren el riesgo de que el volumen de información y actividad les desborde, redundando en la disminución de la calidad de los productos y servicios que ofrecen. Un ERP ayuda a restructurar los procesos para darle sostenibilidad a la actividad empresarial y propiciar el crecimiento.

4. Cuando la sobreestructuración de los departamentos exije incorporación casi constante de personal.

Si los procesos se alargan y se hacen complejos, sobre todo en el departamento de Contabilidad y Finanzas, la solución no es contratar más personal para dar abasto, sino adquirir una herramienta ERP que alivie la carga de trabajo.

5. Información no confiable.

Es frecuente que pidamos un informe de ventas al departamento Comercial, y que este no coincida con los reportes de facturación, costos o inventario. Un ERP unifica, organiza y permite el análisis de la información de la empresa en conjunto. Por lo que siempre tendremos a mano información 100% confiable que nos permita tener un panorama general verídico y en tiempo real.

6. Dificultad en la toma de decisiones.

Tomar decisiones estratégicas es complejo (y hasta riesgoso) cuando no se dispone de datos confiables de la empresa. Tener a mano toda la información del negocio permite dar el golpe de timón que el barco necesita en el momento justo. Sin un ERP, recabar esos datos y asegurarse de que sean reales, podría tomar mucho tiempo.

¿Cuánto cuesta un ERP?

Junio Dantas, presidente del Grupo Zadock (partner de Microsoft en Paraguay) y socio del Club de Ejecutivos, asegura que “hoy cualquier empresa puede tener un ERP sin gastar mucha plata. Desde que Microsoft y otros gigantes de la industria, ofrecen la posibilidad de pagar solo por la cantidad de licencias de Softwares, las mismas herramientas de gestión que usan las grandes compañías acá y en cualquier parte del mundo, están al alcance de todos”.

Otra ventaja de esta democratización de la transformación digital es que “el cliente ya no tiene que crear más una infraestructura de data center”, asegura Dantas; “los data center van desapareciendo, y esa es una disrupción enorme. Nosotros antes teníamos 40.000 dólares en equipos para almacenar toda la información. Ahora todo está en la nube. Y con ello, no solo nos ahorramos el costo de los equipos, sino también el mantenimiento y depreciación de los mismos, así como el personal a cargo”.

Es difícil hablar de un precio de implementación de un Software de gestión, porque varía mucho según las necesidades de cada cliente. Para ello, es necesario considerar variables como “la cantidad de personas que van a estar utilizando el Software y los perfiles de usuario. Porque el licenciamiento se da según las funciones del usuario en la empresa. Por ejemplo, un director no va a tener la misma licencia que su asistente administrativa. Es ahí donde se consigue reducir costos, porque podés comprar, por ejemplo, 20 licencias del ERP Microsoft Dynamics Navision con pocas ventajas y performance para el personal operativo, y 5 licencias de alta performance del Software para el directorio”, comenta Dantas. “Hoy vos podés tener un Software de gestión desde 100.000 guaraníes por mes. Antes, las empresas tenían un costo fijo inmenso; ahora pagás lo que utilizás, y si mañana tuvieras 5 funcionarios menos, eliminás esas 5 licencias y listo”.

Complejidad y cambio de cultura

Pablo Kalbermatten, Territory Manager de Exxis Group (partner de SAP) y socio del Club de Ejecutivos, asegura que “la complejidad de la implementación de un ERP depende del modelo de empresa y de la cantidad de procesos que el Software va a tener que gerenciar. Con SAP Business One comprás todo el Software, pero implementás solo lo que te interesa. La complejidad de la implementación depende así de la magnitud del proyecto”.

Para el experto, “el tamaño de la empresa no influye, porque puede haber una empresa muy pequeña que por su modelo de negocio tenga que implementar todos los tipos de procesos, y también hay empresas grandes que solo implementan el back office, por ejemplo”.

“Una implementación de SAP Business One en una empresa pequeña con pocos procesos y poca complejidad puede durar entre 3 y 6 meses, mientras que una implementación con procesos productivos con manufactura, gestión de puntos de ventas, control de la flota de transporte, manejo de flujo de fondos, conciliación bancaria, y algún aditivo adicional, como puede ser un módulo de construcción, puede llegar a durar de 12 a 18 meses”.

Cualquiera sea el caso, implementar un ERP es un proceso que exige ser dividido en etapas y que necesariamente trae un cambio de cultura en la organización. “Las empresas vienen funcionando con una metodología propia y están obligadas a adoptar la filosofía de un nuevo sistema de gestión, lo cual implica un cambio cultural. De ahí que sea tan importante en la etapa inicial entrenar al cliente para manejar ese cambio”, culmina Kalbermatten.