Cuarentena y distanciamiento social impuestos por gobiernos de todo el mundo para controlar la propagación de la enfermedad ha hecho, lo querramos o no, del trabajo remoto una nueva realidad. ¿Qué hacemos directores, gerentes, emprendedores y colaboradores individuales para adaptarnos a este cambio repentino? ¿Cómo mantenemos la productividad con colaboradores que están trabajando de forma externa, muchos por primera vez? ¿Cuán rápido podemos implementar prácticas nuevas que nos ayuden primero, a sobrellevar la situación y luego a volvernos efectivos? Quizás este sea para muchos un cambio sin vuelta atrás. Una forma nueva de trabajar y hacer negocios que vino para quedarse.

En los últimos 20 años el teletrabajo creció significativamente en el mundo por razones obvias: avance tecnológico, globalización, etc. Muchas personas son empleados globales que trabajan en remoto de forma habitual, otros lo hacen puntualmente. Es decir, el teletrabajo no es una idea nueva. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones todavía no está preparada para trasladar repentinamente gran parte de su fuerza laboral al trabajo remoto. Un artículo importante sobre este tema candente, encarado por la profesora y autora Tsedal Neeley de la escuela de negocios de Harvard y fundadora de la consultora Global Matters, habla sobre cómo ayudar a las empresas a aprender a administrar equipos de colaboradores de forma remota y orienta sobre los pasos necesarios que hay que tomar. Mencionamos los puntos más resaltantes.

Tecnología y capacitación

En primer lugar cada persona debe tener los dispositivos que necesita y las habilidades para usarlos. Esto puede significar la necesidad de una inversión porque la empresa debe asegurarse de que su infraestructura esté configurada para acomodar a una fuerza de trabajo remota. Implica tener los equipos y las tecnologías adecuadas (computadoras, teléfonos, acceso a servidores, conexiones suficientes de internet wifi, etc.) que los trabajadores tendrán en sus casas, priorizando quién necesita qué y asegurándose de que las personas tengan la preparación que garantice que cada individuo puede hacer el trabajo que haría en la oficina.

También habrá que cuidar de que nadie se sienta excluido. Todos deben estar incluidos para poder hacer equipo y también para capacitarse y ayudar a otros.

El conjunto de actividades de la fuerza remota debe pensarse y planearse con cuidado, al mismo tiempo habrá que estar atentos a que surjan problemas traumáticos de los colaboradores y atenderlos desde una perspectiva socio, emocional y psicológica.                       

Una vez que la infraestructura y los medios técnicos estén configurados, los gerentes lanzarán al equipo que deberá estar bien comunicado.

Comunicación, comunicación, comunicación...

La comunicación es determinante en el trabajo remoto y la forma en que un equipo se comunica afecta el éxito en un proyecto. El trabajo remoto reduce la calidad de la comunicación, por eso que hay que concentrarse en que sea la mejor posible. Debe hacerse a través de un medio que permita la visualización de las personas como videoconferencia. Las reuniones virtuales pueden ser tan efectivas como las presenciales. Para que todos puedan centrarse en la conversación habrá que establecer normas para mantener la atención como apagar los teléfonos, no enviar correos electrónicos, ni hacer multitasking mientras dure la reunión. Una herramienta digital basada en video es la mejor manera de comunicarse. Se pueden ver las caras de todos y lo que hacen todos. Las aplicaciones de videoconferencia líderes utilizadas en este momento son Zoom o Google Hangout. Habrá que ver cuál es la más adecuada para su operación. Lo importante es ver a otros miembros de su grupo para hablarles y tener un cronograma de comunicación, días, horarios, cantidad de veces que se comunicarán y participantes.

En esa línea, será fundamental establecer protocolos de comunicación diaria y evaluación de trabajos.

Es aconsejable definir entre todos cuál es la mejor manera de comunicarse y cuáles son las preferencias de todos. Pida sugerencias a su grupo y comience a restablecer una nueva forma de participar, una nueva forma de comunicarse.

Algo importante es establecer cómo mantendrán la conexión tanto formal como informal. Porque cuando todos trabajan desde casa se pierden las conversaciones informales que se dan en un ambiente de oficina y esto es algo que hay que recrear virtualmente.

Para la mensajería instantánea son muy utilizados los grupos de Whatsapp cuando son pocas personas o plataformas como Slack, que centralizan los mensajes del personal en una sola plataforma con grupos para cada área y salas comunes para todos los integrantes. Slack puede integrarse con Office y Google Docs.

Aprender a trabajar remotamente

El trabajo remoto es una habilidad aprendida, no nace orgánicamente. Por eso debemos ayudar a las personas a que logren hacerlo bien. El trabajador remoto debe crear rutinas que estarán ahora relacionadas con las rutinas de su hogar. Las recomendaciones son levantarse a la misma hora. Ducharse. Vestirte, no precisamente con lo que se usaría para ir a la oficina pero psicológicamente es importante cambiarse. Se debe tener un espacio cómodo donde trabajar. En suma se trata de crear una disciplina. De lo contrario, el trabajador comenzará a sentirse mal, rápidamente.

La confianza y el cambio de mindset

Los gerentes deben poder confiar en sus equipos. Saber que las personas están trabajando y cumpliendo con sus responsabilidades. Se trata de contratar, capacitar, apoyar y confiar en que van a trabajar. Al no haber una supervisión directa, lo mejor es trabajar a partir de objetivos que deben establecerse desde el inicio. Una de las dificultades que arrastra el teletrabajo es el control horario. Una de las claves es pasar del concepto del trabajo medido por horas al trabajo medido por tareas y objetivos. Teniendo esto en mente hay que organizar los tiempos para cumplir con las metas de cada día. Existen herramientas como Trello o Asana, apps donde se puede supervisar el trabajo de todos.

Flexibilidad, un beneficio adquirido

La flexibilidad es uno de los mayores beneficios del trabajo remoto, es parte del regalo que viene con el trabajo remoto. El trabajador puede crear su disciplina libremente mientras cumpla con los plazos establecidos para sus tareas. Los horarios no son estructurados y hay que considerar que desaparece el tiempo de desplazamiento. Si uno tardaba una hora para llegar a la oficina y otra para volver a casa, evidentemente se suman dos horas al día que antes estaban dedicadas a trasladarse hasta el lugar de trabajo. 

La productividad

La productividad no debería verse afectada con el trabajo remoto. Sin embargo durante este momento sin precedentes es muy posible que veamos una caída en la productividad porque el cambio es radical y repentino, una especie de tsunami que estamos viendo en nuestras sociedades. La gente se distrae y hay mucha incertidumbre. Industrias enteras se están cerrando. Nuestros clientes, nuestros ecosistemas están cambiando a nuestro alrededor.Entonces, la productividad estará afectada en este tipo de entorno. Para las personas individuales la recomendación es ser muy disciplinados y trabajar en ráfagas. Desconectarse de distracciones como redes sociales externas. Televisión, de ninguna manera. Hay que buscar ser muy disciplinado. Después de un cierto período de trabajo (una hora, una hora y media, dos horas). Hay que levantarse, moverse, caminar, estirarse... volver al trabajo y luego volver a repetir.

Como atender a los clientes

Lo hacemos de la misma manera que con el equipo de trabajo. Estamos en línea, nos comunicamos a través de herramientas y medios digitales. Para desarrollar una buena conexión con las personas, es importante seleccionar las herramientas que lo permitan. Como mencionamos antes los visuales son importantes. Zoom, WebEx, Skype... Lo que va a suceder es que no todos usarán las mismas herramientas digitales, habrá que adaptarse rápidamente si nunca las ha usado. Se puede proponer usar una herramienta que usted conoce, pero prepárese para usar la que su cliente elija. Adáptese. Hay que aprender rápido, participar rápido y comunicarse con los clientes con frecuencia. La comunicación redundante y el emparejamiento de varios modos de comunicación pueden ayudar a influir en las personas de varias maneras. Lo más importante es garantizar que la comunicación se haya transmitido con claridad. Esto es algo importante a tener en cuenta, ya que muchas personas están aprendiendo a transmitir sus mensajes con herramientas digitales que quizás nunca antes hayan usado.   

Cuando termine la crisis ¿habremos cambiado?

Va a aumentar nuestra capacidad, nuestro repertorio como individuos en general en nuestras organizaciones. El grupo global de talentos también se expandirá. Todos nos daremos cuenta como individuos e incluso como organizaciones de que podemos hacer que empleados de cualquier parte del mundo trabajen de forma remota y formen parte de nuestras organizaciones. Y las personas también se darán cuenta de que pueden ser empleados remotos y ser parte de cualquier organización desde cualquier parte del mundo. Y creo que es una idea nueva que la gente probablemente nunca hubiera considerado.                       

Las personas sentirán mayor empatía por los trabajadores remotos que han formado parte de sus organizaciones, ya sean globales o no, durante muchos años. Nunca entendieron lo que era para ellos trabajar desde casa o en otro país y ser parte de equipos. Hoy sabrán exactamente cómo es eso. Y, a través de esta empatía, serán mejores miembros del equipo, habrá mejores gerentes y, al final, mejores organizaciones.

Las herramientas

Fundamental para el trabajo a distancia es prever el uso de una VPN (virtual private network) para acceder al software y servidores de la empresa de forma remota. Esta conexión crea una red local sin necesidad de que sus integrantes estén físicamente conectados entre sí (como ocurre en las redes locales dentro de una oficina). Por último, se debe contar con una política escrita clara. Implementar el teletrabajo de forma masiva exige confeccionar un documento escrito, legal y firmado por la empresa y cada empleado. A reglas claras, home office exitoso.