Por Gloria Ortega, socia del Club de Ejecutivos.
Al igual que la organización en las empresas privadas, que van cambiando a medida que la transformación digital disponibiliza procesos y tecnologías que modifican significativamente los roles y funciones, el Estado no es una excepción a esta transformación digital. Entre los nuevos roles que van cobrando cada vez más relevancia, podemos citar aquellos encargados de la gestión integral de los datos que configuran una de las herramientas fundamentales para la productividad, eficiencia y decisiones del día a día en las empresas. Asimismo, el Estado cuenta con una rica gama de registros administrativos que, si fueran a estar adecuadamente organizados, visibles y analizados, generarían decisiones de políticas públicas más sólidas, trazables y medibles. El rol del encargado de gestionar datos que, en general, es la gerencia analítica o de inteligencia de datos, va siendo cada vez más importante en las empresas privadas.
Otro rol que adquiere relevancia es el que se encarga de las infraestructuras de tecnología, redes de acceso y seguridad en las empresas, sea que estas se encuentren en el local o en la nube, con el nombre de gerencia de infraestructura. En el Estado, las infraestructuras tecnológicas, en general, tienen encargados en cada ministerio o institución, sin una visión holística, coordinada y colaborativa para reutilizar, eficientizar, compartir y maximizar la utilización de estos recursos de altísimos costos de inversión, en especial en las zonas más remotas. El Estado debe reorganizarse, eliminando roles aislados y creando una organización más centralizada o coordinada, que no dependa solo de las voluntades de la autoridad de turno, sino que quede institucionalmente constituida para gestionar toda la infraestructura estatal.
Finalmente, las empresas están dando mucha importancia a sus procesos de la mano de plataformas, como las de gestión documental digital. Que reemplaza a los papeles, carpetas, firmas, sellos, impresión, archivado y gestión del movimiento de documentos.
La llegada de tecnologías digitales demanda un profundo análisis de procesos transversales que el Estado debe consolidar, automatizar y generar la normativa pertinente para cambiar su organización, aprovechando este momento. Un ejemplo es la contratación, pago de nómina y gestión integral de funcionarios públicos, que en muchos países de la región ya son realizados desde una sola institución. Que en forma central gestiona tecnologías, procesos y soporte para el 100% de los funcionarios que trabajan en la función pública, eliminando procesos duplicados poco visibles y generando a su vez datos abiertos, transparentes y visibles a la ciudadanía desde una sola fuente de datos. Este rol en las empresas se llama gestión de la innovación, modernización o transformación digital. En el Estado, en varios países se han creado ministerios de modernización, agencias de innovación, instituciones de gobierno electrónico o de transformación digital.
Países como Colombia, Brasil, Argentina, Chile, Ecuador y Panamá, ya cuentan con estas instituciones. En algunos casos más de una, trabajando activamente para transformar la oferta de servicios gubernamentales hacia ciudadanos y empresas que demandan cada vez más un Estado moderno, productivo, eficiente, transparente y digital, con servicios disponibles a través de trámites de autogestión en portales, ventanillas únicas, sistemas interoperables, documentos digitales aceptados en todas las instituciones. También, datos abiertos y transparentes para ejercer controles ciudadanos pertinentes y oportunos de la mano de una normativa de respeto hacia la información sensitiva de los ciudadanos.
Llegó el momento de repensar cómo organizar un Estado más moderno, capaz de funcionar sobre plataformas, tecnologías y procesos digitales que ya llegaron a la región, al Paraguay y a muchas empresas de nuestro país.